1.拟定待办工作清单
当你需要拟定待办工作清单时,建议可以先从下礼拜一整周的时间开始规划。首先你可以先盘点本周做了哪些工作,每项工作的进度为何,没有完成的工作预计何时完成,将这些工作列进你的下周待办进度里面。
现在有许多工具是APP,可以让你条列出这些工作项目,或是你也可以手写在笔记本上,每做完一项工作就将工作打勾。最重要的就是定期更新你的工作清单,若临时有增减项目都要确实记录,这样也可以帮助自己掌握每项工作大概需要花费的时间,以利后续工作排程规划。
2.决定工作先后顺序
根据美国前总统艾森豪提出的决策法则,我们可以根据待办事项的紧急和重要程度,区分成4种状态,再根据这些状态去决定工作的先后顺序,以及是否要自己处理。
根据维基百科纪载,艾森豪法则待办事项详细的区分方式如下:
1.位于「紧急且重要」的待办事项须立即亲自开始动手完成。例如:危机、截止日期迫在眉睫
2.为「重要但不紧急的事情」设立完成日,并且亲自完成。例如:人际关系、订计画、休闲放松等。
3.「不重要但紧急」的事情可委托他人代办。
4.「不重要又不紧急」的事情就移除不做。例如:单纯浪费时间的事情
3.将工作项目细分
通常接到一项难度较高,且需要花费大量时间的工作时,通常会感到压力很大甚至不知所措,不知道该从何做起,也不知道该如何安排工作进度。
当你接到这类大型任务时,可以试着先将工作项目拆解,细分成各个小项目,像是一项活动规划的提案,你就可以将它细分成:竞争对手调研、活动方式、推广方式及对象、预期效益、分工表等项目,在根据规划所需要的先后顺序慢慢消化每项小项目,最后就能完成这份工作了。
4.减少外在的打扰与刺激
外在的打扰和刺激常常会打断我们专注工作,若你开始投入一项工作,建议你自己设定一个时间,例如每半小时或一小时才去检查一次E-mail或是讯息,也可以在通讯软体中标注自己正在忙碌中,若有急事请用电话联络等等。
另外也可搭配番茄钟工作法,调整自己的工作节奏,维持专注力并获得适当的休息!